Unternehmen nutzen Softwares, z. B. Schreib-, E-Mail-, Rechnungs-, Buchhaltungs- und/oder Personalmanagement-Programme, Programme für Produktion, Lagerhaltung, Vertrieb, Sicherheit, Entsorgung, Einkauf und Controlling und oftmals auch Programmbündel für mehrere Bereiche zusammen. Derartige Softwares u. a. müssen bereitgestellt bzw. eingekauft werden, betrieben, kontrolliert und gewartet. Dabei ist ihre Relevanz bzw. Rentabilität für das sie nutzende Unternehmen zu beachten, zumal Softwares mit kostenpflichtigen Lizenzen verbunden sein können. Auch besteht die Gefahr, dass ein – auch unbeabsichtigter – Verstoss des Nutzers gegen Lizenzbestimmungen zu Strafgebühren führt. 
Aus diesem Grunde kann der Schwerpunkt bei einem Software Asset Management bei der Prüfung von Lizenzen und ihren Kosten liegen. Alles in allem dient ein Software Asset Management dazu, die von einem Unternehmen genutzten Softwares unter den Aspekten Ökonomie, Funktionalität und Funktionstüchtigkeit, Nutzerrecht und bestenfalls auch Ökologie zu erfassen, verwalten sowie zu optimieren und ggf. einzelne zu entsorgen. (Zum Begriff: Das englische Wort „asset“ lässt sich im Deutschen mit „Vermögen“ und vielen Ausdrücken im Wortumfeld übersetzen, wie z. B. „Aktivposten“, „Vorteil“ oder „Wirtschaftsgut“; Software Asset Management wird u. a. auch (kurz) SAM genannt.)
Wie wird ein SAM durchgeführt?
Bei einem kleinen Unternehmen mit relativ wenig Softwares lässt sich das Software Asset Management ggf. von einer Einzelperson und ohne das Zurückgreifen auf spezielle Tools (mit Ausnahme von aktualisierenden Sicherheitstools) erledigen; ansonsten kann es in einer Kombination aus Tools und menschlicher Arbeitskraft bestehen. Sie können sich zum Beispiel auch Hilfe bei Bechtle holen.
Folgendes gehört zur Durchführung dazu:
1) Inventur
Jede für das Unternehmen genutzte Software wird katalogisiert. Neben der Funktion, dem Anwendungsort (eine Hardware-Inventur gehört zu einer Software-Inventur gewissermassen dazu) etc. werden auch ggf. vorhandene Lizenzbestimmungen und Lizenzgebühren dokumentiert. Zur Katalogisierung gehört auch die ordnende Verwahrung von Rechnungen, AGB und weiteren Dokumenten zu einer einzelnen Software. Speziell zur Software-Inventur wurden Tools entwickelt, die im Englischen „Software inventory tools“ genannt werden; sie erfassen die im Computernetzwerk angewendeten Softwares.
2) Planung
Es wird eine Art Verwaltungsplan aufgestellt. Jede Software erfordert ihre eigenen Kontrollen, Wartungen, Aktualisierungen und ggf. Lizenzverlängerungen. Um bei einer eventuellen Software-Fülle nicht den Überblick zu verlieren und diesbezüglich auch keine unnötigen Kosten entstehen zu lassen, sind die für eine umfassende Verwaltung wichtigen Ergebnisse aus der Katalogisierung der einzelnen Programme und Hardware-Komponenten strategisch zusammenzuführen. Im Ergebnis sollte ein praktischer Plan zur Software-Verwaltung entstehen. Je nach Grösse des Unternehmens schliesst dieser auch die Informierung bzw. Weiterbildung von Mitarbeitern bezüglich der Nutzung von Softwares ein.
3) Umsetzung
Die Ergebnisse der Planung werden je nach Erfordernis ad hoc oder prozessual umgesetzt. Überflüssige Softwares werden aussortiert, ebenso unterlizenzierte Softwares oder mit unterlizenzierter Software betriebene Hardware, wenn die Lizenzverlängerung nicht beabsichtigt ist.
Tools
Neben den oben genannten Software inventory tools gibt es eine Reihe weiterer Tool-Arten für das SAM. Zu ihnen gehören produktspezifizierende Tools zur Katalogisierung („Product catalog tools“), Tools zur Nutzungskontrolle („Software metering tools“), Tools für die Einbeziehung der Mitarbeiter in das SAM („Request management tools“), Tools zur Software-Aktualisierung, welche ggf. auch für die Sicherheit wichtig sind („Patch management tools“), Tools für die Anwendungskontrolle („Application control tools“) sowie Tools, deren Entwickler insbesondere die Relevanz der Gültigkeit von Lizenzen berücksichtigten („License manager solutions“).
