Die meisten mittleren und grösseren Unternehmen haben oft keinen oder nur einen unzureichenden Überblick, welche Software-Produkte im Unternehmen eingesetzt werden und wie viele davon tatsächlich genutzt werden. Manche Lizenzen kann man mehrfach nutzen und muss sie nicht gleich mehrfach erwerben. Ein Software Asset Management, kurz „SAM“ kann hier helfen und wird im Rahmen eines Software Asset Management Consultings vermittelt. Besonders betrifft dies natürlich Microsoft Lizenzen, da viele Unternehmen mit Programmen des Software-Anbieters arbeiten.
Häufig sind in einem Unternehmen so viele Software-Lizenzen vorhanden, dass der Überblick verloren geht.
Kosten kontrollieren und Rechtefragen klären
Mittels Software Asset Management Consulting kann man Rechtssicherheit um die Lizenzfrage gewinnen, was im Rahmen der Compliance von Bedeutung ist. Gleichzeitig kann man mittels SAM die Kosten kontrollieren. SAM kann aber auch dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu erleichtern.
Das IT-Inventar im Unternehmen wird nicht nur erfasst, sondern auch kontrolliert und optimiert, dabei findet u.a. statt:
- Softwarebestände erfasst
- Softwarebestand abgleichen mit Installationen
- Software und Lizenzen abgleichen mit tatsächlichem Bedarf und Nutzung
- Optimierung von Softwarepaketen
Unnötige Software-Lizenzen werden regelmässig entdeckt
Im Rahmen von SAM Consulting werden regelmässig auch lizensierte Softwarepakete gefunden, die bezahlt werden, aber weder installiert noch genutzt werden.
Andererseits gibt es installierte und lizensierte Produkte, die gar nicht mehr benötigt werden.
Und natürlich gibt es häufig auf Fälle von nicht lizensierter Software, die im Unternehmen vorhanden ist. Über SAM wird all dies optimiert, was im Regelfall zu Einsparpotential führt, da Lizenzpakete nicht optimal ausgenutzt werden und bezahlte Lizenzen nicht genutzt werden, teilweise noch nicht einmal das dazu gehörige Programm installiert wurde.
Gerade der Blick von aussen durch einen Consultant, der darauf spezialisiert ist, bringt häufig Erhellung. Im Laufe der Jahre sammeln sich in vielen Unternehmen Softwarepakete und Lizenzen an, die einfach weiter bezahlt werden, ohne, dass jemand regelmässig überprüft, ob man das alles noch braucht oder ob es Optimierungspotential gibt. Das liegt nicht immer am Unwillen von IT-Verantwortlichen, sondern oftmals scheitert es an der Zeit, dies zu erfassen und der mangelnden systematischen Erfassung, was wo vorhanden ist. Gerade in Unternehmen mit zahlreichen Rechnern und Netzwerk lohnt sich daher das professionelle Software Asset Management.
Teilweise werden in Unternehmen Gebühren für Updates bezahlt, die für Lizenzen anfallen, die man gar nicht nutzt.
Vorteile durch Software Asset Management Consulting
Richtiges SAM bringt folgende Vorteile:
- Kostenersparnisse durch professionelles Lizenzmanagement
- Bessere Planungsgrundlage für Softwareupdates und auch Neuanschaffungen von Software
- Schnelle Übersicht über tatsächlich vorhandene Lizenzen
- Rechtliche Sicherheit
- Schutz vor Regressforderungen und rechtlichen Konsequenzen
- Zeitersparnis durch Software- und Lizenzübersichten
- Vermeidung von Unterlizensierung und Überlizensierung
Consultant zur Software-Optimierung
Ein geschulter Consultant nimmt im Rahmen von SAM die vorhandenen Programme und Lizenzen auf, erstellt Übersicht und ermittelt Optimierungspotential. Vorhandene Über- und Unterlizensierungen werden aufgezeigt und Wege zur Beseitigung aufgezeigt. Im Regelfall können Kosten-Sparmöglichkeiten aufgezeigt werden, sodass sich die Kosten für das Software Asset Management Consulting aus sich selbst heraus rechnen. Ein guter Consultant für SAM hat meist nicht nur exakte Kenntnisse über am Markt existierende Lizenzen von Microsoft, sondern meist auch von anderen Softwareanbietern, sodass den meisten Unternehmen in Deutschland durch den Einsatz dieses Experten geholfen werden kann.
Der externe Consultant geht dabei unbefangen – im Gegensatz zum eigenen IT-Verantwortlichen – an ein Projekt heran und ermittelt neutral die Ist-Situation und mögliche Zukunftsszenarien.
